La gestione progetti è un pilastro fondamentale per la competitività delle aziende moderne. Eppure, anche le organizzazioni più strutturate inciampano spesso in errori che compromettono tempi, costi e qualità dei risultati. Secondo il Pulse of the Profession 2023 del Project Management Institute (PMI), quasi il 35% dei progetti non raggiunge gli obiettivi iniziali, mentre circa il 15% fallisce del tutto.

Il dato più rilevante? La maggior parte di questi insuccessi non dipende da mancanza di competenze tecniche, ma da errori di approccio e governance.

In questo articolo analizziamo i 10 errori tipici nella gestione progetti e come evitarli, con suggerimenti pratici per trasformare le criticità in opportunità di miglioramento.

Errore 1 – Obiettivi poco chiari

Un progetto senza obiettivi ben definiti è come una nave senza bussola: può muoversi, ma difficilmente raggiungerà la destinazione. Spesso i progetti partono con descrizioni vaghe, come “migliorare il servizio clienti” o “innovare i processi interni”, che non indicano né criteri di successo né scadenze precise.

Come evitarlo:

• Definire obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici, Temporizzati).

• Condividerli con tutti gli stakeholder, così che ogni decisione futura sia guidata da una visione comune.

• Usare metriche di riferimento: ad esempio, “ridurre del 20% i tempi medi di risposta entro 12 mesi”.

Errore 2 – Pianificazione inadeguata

Molti progetti falliscono non perché manchino le risorse, ma perché non vengono pianificati in modo realistico. Una pianificazione superficiale porta a stime errate, milestone irraggiungibili e dipendenze non gestite.

Come evitarlo:

• Utilizzare strumenti come diagrammi di Gantt, roadmap digitali o sprint Agile.

• Coinvolgere i team di lavoro già nella fase di pianificazione, per ottenere stime più accurate.

• Prevedere margini di flessibilità: i progetti raramente seguono il piano alla lettera.

Errore 3 – Comunicazione inefficace

La comunicazione è spesso il tallone d’Achille della gestione progetti. Senza un flusso informativo chiaro, i team lavorano in silos, gli stakeholder non ricevono aggiornamenti tempestivi e le decisioni arrivano in ritardo.

Come evitarlo:

• Creare un communication plan con meeting regolari, report periodici e canali chiari.

• Utilizzare strumenti collaborativi come Microsoft Teams, Slack o Jira.

• Favorire la comunicazione bidirezionale: non solo dall’alto verso il basso, ma anche dal team verso il management.

Errore 4 – Gestione superficiale del rischio

Molti progetti vengono colti di sorpresa da imprevisti che avrebbero potuto essere previsti e mitigati. Ignorare i rischi o sottovalutarne l’impatto è uno degli errori più gravi.

Come evitarlo:

• Creare un registro dei rischi, identificando minacce e opportunità.

• Valutare probabilità e impatto di ciascun rischio.

• Definire piani di mitigazione e di contingenza prima che i problemi emergano.

Errore 5 – Assegnazione scorretta delle risorse

Troppo spesso i progetti si trovano a corto di competenze o con team sovraccarichi. Il risultato è un calo di performance, burnout dei dipendenti e aumento degli errori.

Come evitarlo:

• Fare un resource planning accurato, assegnando compiti in base alle competenze reali.

• Monitorare il carico di lavoro e riequilibrarlo quando necessario.

• Usare strumenti di capacity planning per prevedere colli di bottiglia.

Errore 6 – Coinvolgimento insufficiente degli stakeholder

Gli stakeholder possono accelerare o bloccare un progetto. Se non vengono coinvolti fin dall’inizio, il rischio è di trovarsi con obiettivi mal compresi, resistenze culturali o mancanza di supporto.

Come evitarlo:

• Mappare gli stakeholder, analizzando interessi e grado di influenza.

• Coinvolgerli con aggiornamenti regolari e workshop di allineamento.

• Creare un engagement plan che li renda parte attiva del progetto.

Errore 7 – Mancanza di monitoraggio e controllo

Un progetto non monitorato è destinato a deragliare. Senza strumenti di tracking, non si individuano deviazioni da tempi, costi e qualità fino a quando è troppo tardi.

Come evitarlo:

• Definire KPI chiari e misurabili (es. % avanzamento attività, burn rate del budget).

• Utilizzare dashboard digitali per avere una visione in tempo reale.

• Effettuare review periodiche per correggere eventuali deviazioni.

Errore 8 – Cambiamenti gestiti male (scope creep)

Lo “scope creep” si verifica quando le richieste aumentano senza controllo, allungando i tempi e gonfiando i costi. Questo accade spesso quando non c’è un processo di change management strutturato.

Come evitarlo:

• Documentare ogni richiesta di modifica.

• Valutare impatto su tempi, costi e risorse.

• Approvare i cambiamenti solo tramite un change control board o processi formali.

Errore 9 – Cultura aziendale non allineata

Anche il miglior piano fallisce se la cultura aziendale non supporta la gestione progetti. In molte organizzazioni, la resistenza al cambiamento e la mancanza di mentalità collaborativa ostacolano l’avanzamento.

Come evitarlo:

• Promuovere una project culture orientata alla collaborazione, alla responsabilità e al miglioramento continuo.

• Offrire formazione continua e programmi di change management.

• Premiare comportamenti che sostengono il successo dei progetti.

Errore 10 – Mancanza di retrospettive e miglioramento continuo

Un progetto che non riflette sulle proprie performance è destinato a ripetere gli stessi errori. Spesso, finito un progetto, l’attenzione si sposta subito sul prossimo senza capitalizzare le lezioni apprese.

Come evitarlo:

• Introdurre sessioni di lesson learned alla fine di ogni progetto.

• Condividere le esperienze in un repository aziendale.

• Implementare pratiche di continuous improvement tipiche delle metodologie Agile.

Case study: progetti falliti e lezioni apprese

Settore pubblico – Progetto infrastrutturale europeo

Contesto:
Un grande progetto infrastrutturale europeo, pensato per modernizzare la rete di trasporti e migliorare la mobilità urbana, coinvolgeva diversi enti pubblici, imprese appaltatrici e stakeholder locali.

Criticità:

• Gestione inadeguata dello scope creep, con continue richieste di modifiche e nuove funzionalità non previste.

• Coinvolgimento insufficiente degli stakeholder, che ha generato conflitti e rallentamenti.

• Mancanza di processi chiari di approvazione e monitoraggio.

Esito:
Il progetto ha accumulato oltre 3 anni di ritardi, con conseguente aumento dei costi e perdita di fiducia da parte di cittadini e istituzioni.

Lezione appresa:
Introdurre una governance chiara e processi di approvazione trasparenti, con regole rigorose per la gestione delle modifiche e un coinvolgimento strutturato degli stakeholder.

Settore privato – Progetto IT in una multinazionale

Contesto:
Una grande multinazionale stava avviando un programma di trasformazione digitale con l’obiettivo di integrare nuove piattaforme software per migliorare i processi interni e la customer experience.

Criticità:

• Obiettivi troppo vaghi e poco condivisi tra management e team operativi.

• Comunicazione frammentata, con informazioni poco chiare tra dipartimenti e fornitori esterni.

• Assenza di metriche di monitoraggio durante l’esecuzione del progetto.

Esito:
Il progetto è fallito dopo due anni, con un aumento dei costi del 50% rispetto al budget iniziale e il mancato raggiungimento dei risultati attesi.

Lezione appresa:
Definire KPI strategici fin dall’inizio e programmare aggiornamenti settimanali tra team e management per garantire allineamento, visibilità e trasparenza sui progressi.

Checklist: 10 regole per evitare gli errori più comuni

1. Definisci obiettivi chiari e misurabili.

2. Pianifica con metodo e flessibilità.

3. Cura la comunicazione interna ed esterna.

4. Identifica e gestisci i rischi.

5. Assegna risorse in modo bilanciato.

6. Coinvolgi attivamente gli stakeholder.

7. Monitora costantemente tempi, costi e qualità.

8. Gestisci i cambiamenti con processi strutturati.

9. Promuovi una cultura collaborativa e orientata al progetto.

10. Analizza i risultati e applica il miglioramento continuo.

FAQ sugli errori tipici nella gestione progetti

Qual è l’errore più comune?
Avviare un progetto con obiettivi vaghi o non condivisi.

Come si riduce il rischio di fallimento?
Attraverso pianificazione accurata, monitoraggio costante e coinvolgimento degli stakeholder.

Gli errori si possono eliminare del tutto?
No, ma si possono ridurre al minimo con processi strutturati e cultura aziendale adeguata.

Quali strumenti digitali aiutano?
Jira, MS Project, Trello, Asana e Monday.com sono i più diffusi.

Perché è cruciale il coinvolgimento degli stakeholder?
Perché senza il loro supporto i progetti rischiano di non avere risorse, legittimità o priorità.

Conclusione e Takeaway

Gli errori tipici nella gestione progetti non sono un destino inevitabile. Al contrario, rappresentano ostacoli prevedibili che possono essere prevenuti o affrontati con successo attraverso una combinazione di consapevolezza, processi strutturati e capacità di leadership.

Troppo spesso si tende a pensare che il successo di un progetto dipenda unicamente dalle risorse economiche o tecnologiche a disposizione. In realtà, la differenza tra un progetto che fallisce e uno che porta valore risiede nella capacità del project manager e del team di:

• Anticipare i problemi, leggendo in anticipo i segnali di rischio e predisponendo soluzioni di mitigazione.

• Coinvolgere le persone, perché nessun progetto può avere successo senza la collaborazione attiva di stakeholder e team interni.

• Adattarsi ai cambiamenti, mantenendo la rotta sugli obiettivi ma con la flessibilità necessaria per gestire variabili impreviste.

Un buon project manager non si limita a pianificare e controllare, ma diventa un facilitatore di valore, capace di creare le condizioni perché il progetto evolva in sintonia con gli obiettivi aziendali e le esigenze del contesto.

In un mondo in cui i mercati cambiano rapidamente, i clienti richiedono innovazione continua e la tecnologia evolve senza sosta, saper evitare gli errori più comuni nella gestione progetti non è solo una competenza tecnica, ma un vero e proprio vantaggio competitivo.