Nel mondo del project management moderno, la capacità di misurare i progressi e valutare i risultati è fondamentale. Due degli strumenti più utilizzati a questo scopo sono gli OKR (Objectives and Key Results) e i KPI (Key Performance Indicators).

Molti responsabili di progetto si chiedono: “Meglio adottare gli OKR o i KPI?”. La risposta non è semplice, perché entrambi hanno funzioni diverse e, in molti casi, complementari. Comprendere le differenze e sapere quando applicare ciascun sistema è essenziale per garantire il successo dei progetti, sia operativi che strategici.

Introduzione: perché confrontare OKR e KPI

L’importanza della misurazione nelle aziende moderne

In un contesto competitivo e in continua evoluzione, non basta definire obiettivi ambiziosi: è necessario avere strumenti che permettano di monitorare costantemente i progressi e correggere la rotta quando necessario.

Quando gli obiettivi non bastano senza metriche

Senza indicatori chiari, le aziende rischiano di lavorare alla cieca, accumulando attività senza avere la certezza di stare avanzando verso i risultati desiderati.

Cosa sono gli OKR (Objectives and Key Results)

Definizione e origine

Gli OKR sono un sistema di gestione degli obiettivi introdotto negli anni ’70 da Intel e reso popolare da Google negli anni 2000. La loro forza è combinare ambizione strategica e risultati misurabili.

Struttura di un OKR

Un OKR è composto da due elementi:

• Objective → obiettivo ispirazionale, chiaro e motivante.

• Key Results → 3-5 risultati misurabili che indicano se l’obiettivo è stato raggiunto.

Esempio:

• Objective: “Diventare leader nel mercato europeo del SaaS.”

• Key Results:
  1. Aumentare i clienti attivi del 40% in 12 mesi.

  2. Ridurre il churn rate al di sotto del 5%.

  3. Rilasciare 3 nuove funzionalità strategiche.

Vantaggi degli OKR

• Promuovono allineamento strategico in tutta l’organizzazione.

• Spingono all’innovazione e al miglioramento continuo.

• Sono flessibili e adattabili a contesti dinamici.

Cosa sono i KPI (Key Performance Indicators)

Definizione e funzione dei KPI

I KPI sono metriche utilizzate per monitorare la performance di processi, reparti o intere organizzazioni. Non definiscono obiettivi, ma misurano l’andamento rispetto a target predefiniti.

Tipologie di KPI

• Finanziari: margine operativo, ROI, fatturato.

• Operativi: lead time, efficienza produttiva, tasso di difetti.

• Strategici: quota di mercato, customer satisfaction.

Vantaggi dei KPI

• Forniscono misure precise e quantitative.

• Sono ideali per il controllo di performance operative.

• Permettono di confrontare i risultati nel tempo.

OKR vs KPI: differenze principali

Aspetto	OKR	KPI
Finalità	Guidare innovazione e crescita	Monitorare performance e stabilità
Orizzonte temporale	Breve/medio (trimestrale o annuale)	Continuativo e costante
Tipo di obiettivi	Ambiziosi e sfidanti	Specifici e quantitativi
Cultura aziendale	Promuovono trasparenza e coinvolgimento	Favoriscono controllo e accountability

 

OKR e KPI possono coesistere?

Sì, e anzi spesso rappresentano la combinazione vincente. Gli OKR definiscono dove l’azienda vuole arrivare, mentre i KPI aiutano a capire come si sta performando lungo il percorso.

👉 Esempio pratico:

• OKR: “Migliorare la customer experience.”

• KPI collegati: Net Promoter Score (NPS), tempi medi di risposta del customer service.

Come scegliere il sistema giusto per i tuoi progetti

• Progetti innovativi e trasformativi → meglio usare OKR, che stimolano ambizione e creatività.

• Progetti operativi o di monitoraggio → più indicati i KPI, che misurano performance costante.

• Grandi organizzazioni → spesso usano un mix OKR + KPI.

• PMI → possono partire dai KPI e introdurre gradualmente gli OKR.

Errori comuni nell’uso di OKR e KPI

Anche se OKR e KPI sono strumenti potenti per guidare e misurare le performance aziendali, il loro utilizzo non è privo di rischi. Molte organizzazioni commettono errori ricorrenti che ne compromettono l’efficacia, trasformando questi strumenti in semplici formalità senza reale impatto sul business. Ecco i più diffusi.

1. Definire metriche troppo generiche o non misurabili

Uno degli errori più frequenti è impostare obiettivi e indicatori vaghi, che non permettono di valutare chiaramente i progressi.

Esempio:

• Obiettivo generico: “Migliorare la soddisfazione dei clienti.”

• KPI non misurabile: “Avere clienti più felici.”

Con formulazioni simili, diventa impossibile capire se l’azienda stia realmente avanzando nella direzione giusta.

Best practice: trasformare ogni obiettivo in un risultato misurabile.

• Obiettivo: “Migliorare la soddisfazione dei clienti nel 2025.”

• Key Results/KPI:
  • Aumentare l’NPS (Net Promoter Score) da 45 a 60.

  • Ridurre i tempi medi di risposta del customer service da 24 a 8 ore.

2. Non collegare OKR/KPI alla strategia aziendale

Un altro errore comune è trattare OKR e KPI come un esercizio isolato, senza collegarli agli obiettivi strategici complessivi dell’organizzazione. In questo caso, i team rischiano di concentrarsi su attività locali che non portano valore reale al business.

Esempio: un reparto IT che definisce come KPI “ridurre il numero di ticket aperti” senza collegarlo all’obiettivo strategico dell’azienda di “migliorare l’esperienza digitale dei clienti”.

Il rischio è che i KPI vengano raggiunti, ma senza contribuire agli obiettivi più alti.

Best practice:

• Allineare sempre OKR e KPI con la vision e la mission aziendale.

• Creare una cascata di obiettivi: dalla direzione strategica → ai reparti → ai singoli team.

3. Avere troppi indicatori, con conseguente perdita di focus

La tentazione di monitorare tutto porta molte aziende a definire decine o centinaia di KPI, spesso ridondanti o poco rilevanti. Questo genera un effetto paradossale: invece di avere chiarezza, i team si trovano sopraffatti da dati che non sanno interpretare.

Esempio: un’azienda che misura 50 diversi KPI finanziari, senza distinguere tra quelli realmente critici (es. margine operativo, ROI) e quelli secondari.

Troppi indicatori equivalgono a nessun indicatore, perché la priorità si perde tra numeri e grafici.

Best practice:

• Limitare gli OKR a 3-5 obiettivi per ciclo, ciascuno con un massimo di 3-4 Key Results.

• Scegliere pochi KPI essenziali che rappresentino i driver principali della performance.

Riepilogo

Gli errori più comuni nell’uso di OKR e KPI derivano dalla mancanza di chiarezza e dall’eccesso di complessità. Definire metriche misurabili, allinearle alla strategia aziendale e mantenere il focus su pochi indicatori chiave permette di sfruttare al meglio questi strumenti e trasformarli in una leva concreta per la crescita.

Case study: applicazioni reali di OKR e KPI

Gli esempi concreti aiutano a capire come OKR e KPI non siano concetti astratti, ma strumenti pratici che possono trasformare il modo in cui un’organizzazione cresce e migliora le proprie performance. Vediamo due casi reali: uno nel settore tecnologico e uno nel manifatturiero.

Azienda tecnologica: OKR per stimolare innovazione e crescita

Una startup europea specializzata in intelligenza artificiale si trovava in una fase cruciale di sviluppo: da realtà emergente, puntava a consolidare la propria posizione nel mercato europeo e competere con player internazionali già affermati.

Sfide principali

• Forte concorrenza da parte di grandi aziende tecnologiche globali.

• Necessità di crescere rapidamente mantenendo alti standard di qualità.

• Difficoltà a tradurre la vision aziendale in obiettivi concreti per i team.

Soluzione adottata

La startup ha deciso di introdurre gli OKR come sistema di gestione degli obiettivi, con l’obiettivo di allineare i team su priorità comuni e misurare i progressi in modo trasparente.
Esempio di OKR introdotti:

• Objective: Diventare leader nel mercato europeo dell’AI applicata al settore sanitario.

• Key Results:
  1. Aumentare la quota di mercato del 35% entro 12 mesi.

  2. Sviluppare 2 nuove soluzioni di machine learning dedicate alla diagnostica.

  3. Acquisire almeno 10 nuovi clienti enterprise nel settore ospedaliero.

Risultati

• In un anno la startup ha aumentato del 35% la quota di mercato, superando i competitor locali.

• I team hanno lavorato con maggiore chiarezza e focus, migliorando la collaborazione tra aree di R&D, marketing e vendite.

• La trasparenza sugli obiettivi ha favorito la motivazione dei dipendenti, riducendo il turnover.

Lezione appresa: gli OKR sono particolarmente efficaci quando un’azienda punta a crescere velocemente in mercati dinamici, perché forniscono obiettivi sfidanti e risultati misurabili che stimolano innovazione e ambizione.

Azienda manifatturiera: KPI per migliorare l’efficienza operativa

Un grande gruppo industriale italiano, attivo nel settore manifatturiero e con stabilimenti distribuiti in tutta Europa, aveva come obiettivo principale l’ottimizzazione dei processi produttivi.

Sfide principali

• Elevato tasso di scarti nella produzione, con costi significativi.

• Processi eterogenei tra i diversi stabilimenti, difficili da standardizzare.

• Necessità di aumentare la competitività sui mercati internazionali.

Soluzione adottata

L’azienda ha introdotto un sistema strutturato di KPI operativi, focalizzandosi su efficienza e qualità. Alcuni degli indicatori chiave utilizzati:

• Lead time medio di produzione → per monitorare i tempi di completamento.

• Tasso di difettosità → percentuale di prodotti scartati.

• Efficienza complessiva degli impianti (OEE) → per misurare l’utilizzo ottimale delle macchine.

Risultati

• In due anni, l’introduzione di KPI chiari e condivisi ha permesso di ridurre gli scarti del 18%, con un notevole risparmio sui costi.

• Il monitoraggio costante dei dati ha portato a miglioramenti continui nei processi e a una maggiore standardizzazione tra stabilimenti.

• L’azienda ha potuto rafforzare la propria posizione sui mercati esteri, offrendo prodotti più affidabili e competitivi.

Lezione appresa: i KPI sono fondamentali quando l’obiettivo è ottimizzare l’efficienza e ridurre i costi operativi. Forniscono dati concreti che consentono di prendere decisioni rapide e mirate.

Confronto tra i due casi

Settore	Sistema utilizzato	Obiettivo principale	Risultati
Tecnologico (Startup AI)	OKR	Innovazione e crescita del mercato	+35% quota di mercato, maggiore collaborazione e motivazione
Manifatturiero (Industria italiana)	KPI	Efficienza e riduzione costi	-18% scarti produttivi, processi standardizzati, risparmi economici

 

Checklist pratica per la scelta tra OKR e KPI

• Definisci se il progetto è innovativo o operativo.

• Collega gli indicatori alla strategia aziendale.

• Usa pochi indicatori, ma chiari e misurabili.

• Considera la cultura organizzativa e la maturità dei team.

• Valuta l’integrazione OKR + KPI per una visione completa.

FAQ su OKR e KPI

1. Qual è la differenza principale tra OKR e KPI?
   Gli OKR definiscono obiettivi ambiziosi con risultati misurabili, i KPI monitorano la performance su metriche specifiche.
2. Possono essere usati insieme?
   Sì, gli OKR indicano la direzione, i KPI misurano i progressi operativi.
3. Quale sistema è migliore per una PMI?
   Le PMI spesso iniziano con i KPI e poi introducono gradualmente gli OKR.
4. Ogni quanto vanno rivisti?
   Gli OKR tipicamente ogni trimestre, i KPI in modo continuo.
5. Serve software dedicato per gestirli?
   Non obbligatoriamente, ma strumenti come Asana, Jira, Ally o Github aiutano molto.

La scelta tra OKR vs KPI dipende dal tipo di progetto e dal contesto aziendale.

• Gli OKR sono ideali per spingere innovazione e cambiamento.

• I KPI sono fondamentali per monitorare e controllare le performance operative.

In definitiva, il confronto OKR vs KPI non è una scelta esclusiva, ma una riflessione strategica su come guidare e misurare i progetti. Gli OKR si rivelano preziosi quando serve stimolare innovazione, crescita e allineamento strategico, mentre i KPI restano indispensabili per monitorare l’efficienza e garantire il controllo operativo.

La chiave del successo sta nel saperli integrare in modo equilibrato, adattandoli al contesto aziendale: visione e ambizione da un lato, misurazione e concretezza dall’altro.