La project governance è diventata una delle leve più importanti per il successo dei progetti complessi, soprattutto in contesti dove sono in gioco grandi investimenti, numerosi stakeholder e decisioni critiche. Nel 2025, la crescente complessità delle organizzazioni e la pressione su tempi e costi rendono la governance di progetto un pilastro indispensabile per garantire trasparenza, coerenza e valore strategico.

Secondo il Project Management Institute (PMI, 2023), il 37% dei fallimenti nei progetti deriva da una governance debole o assente. Comprendere cos’è la project governance e perché è cruciale significa quindi ridurre rischi e massimizzare il ritorno sugli investimenti.

Definizione di Project Governance

La project governance è l’insieme di processi, strutture decisionali, ruoli e responsabilità che assicurano che un progetto sia condotto in linea con gli obiettivi aziendali e nel rispetto di tempi, costi e qualità previsti.

Differenza tra project governance e project management

• Project governance: definisce chi prende le decisioni e come vengono prese.

• Project management: si concentra sul come eseguire le attività operative.

La governance fornisce il quadro di riferimento, il management esegue.

I pilastri della governance di progetto

1. 1. Struttura chiara dei ruoli

   2. Processi decisionali trasparenti

   3. Allineamento strategico

   4. Monitoraggio continuo dei risultati

Perché la Project Governance è cruciale nei progetti complessi

I progetti complessi – infrastrutture, trasformazioni digitali, fusioni aziendali – richiedono un coordinamento multilivello che solo una governance ben strutturata può garantire.

Impatti su tempi, costi e qualità

Una governance debole porta facilmente a:

• Slittamenti di consegna,

• Sforamenti di budget,

• Risultati finali non conformi.

Al contrario, una governance solida introduce meccanismi di controllo e reporting che aiutano a prevenire deviazioni.

Riduzione dei rischi e aumento della trasparenza

Attraverso una governance strutturata:

• I rischi vengono identificati e mitigati prima che diventino critici.

• Le decisioni sono tracciabili e giustificate.

• Gli stakeholder hanno una visione chiara dell’avanzamento.

Struttura della Project Governance

Ruoli e responsabilità degli stakeholder nella Project Governance

Una project governance efficace si fonda su una chiara definizione di ruoli e responsabilità. In assenza di una struttura organizzativa ben delineata, i progetti complessi rischiano di cadere nel caos decisionale, con conseguenti rallentamenti e conflitti tra i vari attori coinvolti.

Gli stakeholder principali della governance di progetto includono:

1. Sponsor del progetto

• È la figura di riferimento a livello strategico.

• Fornisce risorse finanziarie, politiche e organizzative.

• Ha il compito di difendere il progetto di fronte al top management o agli enti esterni.

• Approva le decisioni critiche che hanno impatto sul budget o sul perimetro del progetto.

Esempio: in un progetto IT di trasformazione digitale, lo sponsor potrebbe essere il CIO (Chief Information Officer), che garantisce l’allineamento del progetto con la strategia aziendale.

2. Project Manager

• È il punto di riferimento operativo del progetto.

• Traduce gli obiettivi strategici in attività concrete.

• Supervisiona il team di progetto e gestisce tempi, costi, qualità e rischi.

• Si assicura che il flusso di informazioni tra team, sponsor e stakeholder sia continuo e trasparente.

Esempio: in un progetto di costruzione di infrastrutture, il Project Manager coordina appaltatori, ingegneri e fornitori per rispettare le scadenze.

3. Steering Committee (Comitato Guida)

• È l’organo di supervisione e governance strategica.

• Riunisce sponsor, rappresentanti del management e stakeholder chiave.

• Ha la responsabilità di:
  • Validare gli avanzamenti del progetto.

  • Approvare eventuali modifiche rilevanti al piano.

  • Risolvere conflitti tra diverse aree aziendali.

Best practice: lo Steering Committee si riunisce regolarmente (mensilmente o trimestralmente) per garantire il monitoraggio strategico e prendere decisioni rapide.

4. Altri stakeholder rilevanti

Oltre a queste tre figure chiave, in progetti complessi possono essere coinvolti:

• Fornitori e partner esterni → garantiscono materiali, servizi e competenze specialistiche.

• Utenti finali → forniscono feedback sui bisogni reali e sui risultati attesi.

• Funzioni aziendali trasversali (es. HR, Finance, Legal) → assicurano conformità e supporto.

La chiarezza di ruoli riduce sovrapposizioni e ambiguità, aumentando l’efficacia delle decisioni.

Processi decisionali e flussi di comunicazione

Una governance di progetto efficace non si limita a stabilire ruoli, ma definisce processi decisionali e flussi comunicativi strutturati.

Processi decisionali

• Livelli decisionali chiari: ogni decisione deve essere presa dal livello gerarchico adeguato (operativo, tattico, strategico).

• Procedure formalizzate: le decisioni chiave devono seguire un processo documentato (es. approvazione formale di budget extra).

• Meccanismi di escalation: in caso di problemi, devono essere definiti percorsi rapidi per trasferire la decisione al livello superiore.

Esempio: se un fornitore non rispetta i tempi di consegna, il Project Manager può gestire il problema operativo, ma se ciò impatta sul budget totale, la decisione passa allo Steering Committee.

Flussi di comunicazione

• Trasparenza: le informazioni devono circolare senza filtri o distorsioni.

• Formalizzazione: report periodici, dashboard e meeting regolari garantiscono coerenza.

• Bidirezionalità: non solo comunicazioni top-down, ma anche bottom-up, affinché i problemi emergano rapidamente.

• Uso di strumenti digitali: piattaforme collaborative (Microsoft Teams, Slack, Jira) migliorano la tracciabilità e riducono il rischio di informazioni frammentate.

Best practice: stabilire un Communication Plan all’inizio del progetto, che definisca chi comunica cosa, a chi e con quale frequenza.

Benefici di processi e comunicazioni chiari

1. Riduzione dei tempi decisionali.

2. Maggior coinvolgimento degli stakeholder.

3. Allineamento costante tra strategia e operatività.

4. Aumento della fiducia e della trasparenza interna.

Stakeholder e Project Governance

Identificazione e analisi degli stakeholder

Ogni progetto complesso ha stakeholder con interessi divergenti: clienti, enti pubblici, fornitori, team interni.

Coinvolgimento e gestione delle aspettative

Una governance efficace prevede meccanismi di coinvolgimento per evitare conflitti e resistenze.

Strumenti e metodologie per una governance efficace

Modelli di governance: PRINCE2, PMI, Agile Governance

• PRINCE2: modello strutturato molto usato in Europa.

• PMI: standard diffuso a livello globale.

• Agile Governance: approccio flessibile adatto a contesti dinamici.

Dashboard e KPI di governance

L’uso di strumenti digitali (es. MS Project, Jira, Power BI) consente di misurare avanzamento, rischi e performance in tempo reale.

Errori comuni nella gestione governance progetti

Governance troppo burocratica

Un eccesso di controllo può rallentare le decisioni e soffocare l’innovazione.

Mancanza di allineamento tra obiettivi e strategia

Una governance efficace deve sempre garantire che i progetti supportino la strategia aziendale.

Case study: esempi di project governance di successo

La teoria sulla project governance trova piena conferma quando si osservano progetti reali. I casi del settore pubblico e del settore privato mostrano come una governance ben strutturata faccia la differenza tra un progetto che raggiunge i propri obiettivi e uno che fallisce.

Settore pubblico: il progetto Crossrail a Londra (2018-2022)

Il progetto Crossrail, noto anche come Elizabeth Line, rappresenta una delle opere infrastrutturali più ambiziose d’Europa negli ultimi decenni. Avviato nel 2009 e completato con l’apertura nel maggio 2022, aveva come obiettivo la creazione di una nuova linea ferroviaria ad alta capacità sotto Londra, con oltre 100 km di binari e 41 stazioni.

Sfide principali

• Coinvolgimento di decine di contractor e subappaltatori.

• Coordinamento con enti pubblici, autorità locali e governo centrale.

• Pressioni politiche e mediatica dovute alla visibilità del progetto.

• Complessità tecnica legata alla costruzione in un contesto urbano densamente popolato.

Elementi chiave della governance

1. Steering Committee multi-istituzionale: composto da rappresentanti del governo britannico, Transport for London (TfL) e Network Rail.

2. Processi decisionali trasparenti: ogni modifica di budget o calendario veniva discussa e approvata in comitati ufficiali.

3. Sistema di reporting centralizzato: implementazione di dashboard per monitorare avanzamento, rischi e performance.

4. Gestione stakeholder: incontri periodici con comunità locali e autorità per minimizzare resistenze e conflitti.

Risultati

• Nonostante i ritardi e i costi aggiuntivi (il budget finale è salito a circa 19 miliardi di sterline), il progetto è stato completato con successo.

• L’Elizabeth Line trasporta oggi più di 500.000 passeggeri al giorno e rappresenta un esempio di governance solida applicata a un’opera pubblica di enorme complessità.

Lezione appresa: in progetti pubblici di grande visibilità, una governance forte consente di gestire efficacemente la molteplicità di stakeholder, riducendo i rischi politici e sociali.

Settore privato: progetti di Digital Transformation nelle banche europee

Il settore bancario europeo, negli ultimi dieci anni, ha affrontato un’enorme sfida di digitalizzazione. L’adozione di piattaforme di mobile banking, l’integrazione dell’intelligenza artificiale e la necessità di rispettare normative severe (es. GDPR, PSD2) hanno reso la governance un fattore determinante.

Sfide principali

• Complessità organizzativa: fusioni tra istituti bancari con sistemi legacy differenti.

• Vincoli normativi e di sicurezza informatica.

• Forte resistenza culturale da parte di dipendenti e clienti abituati a processi tradizionali.

• Necessità di trasformare centinaia di processi interni senza interrompere i servizi bancari.

Elementi chiave della governance

1. Comitati di governance digitali: con rappresentanti IT, risk management, compliance e business.

2. Definizione di KPI chiari: riduzione dei tempi di apertura conto, aumento dei clienti digitali attivi, diminuzione dei costi operativi.

3. Gestione del cambiamento culturale: programmi di formazione per il personale e campagne di comunicazione interna.

4. Allineamento strategico: i progetti digitali erano direttamente collegati agli obiettivi di crescita e customer experience.

Risultati

• Secondo un report McKinsey (2022), le banche europee con una governance strutturata nei progetti di digital transformation hanno ridotto i ritardi del 25-30% rispetto a quelle con governance debole.

• Incremento medio del 20% nella soddisfazione dei clienti grazie a servizi digitali più rapidi e accessibili.

• Maggiore resilienza operativa e conformità normativa.

Lezione appresa: nel settore privato, la governance non solo riduce rischi e ritardi, ma accelera l’adozione dell’innovazione, generando vantaggi competitivi significativi.

Confronto tra pubblico e privato

Settore	Sfide principali	Approccio di governance	Risultati
Pubblico (Crossrail, Londra)	Molti stakeholder istituzionali, pressioni politiche, complessità tecnica	Comitato guida multi-istituzionale, reporting trasparente, coinvolgimento comunità	Completamento di un’infrastruttura critica, nonostante ritardi e costi aggiuntivi
Privato (banche europee)	Digitalizzazione complessa, regolamentazioni, resistenze culturali	Governance integrata tra IT, compliance e business, KPI chiari	Riduzione ritardi del 25-30%, aumento customer satisfaction, maggiore efficienza

 

Project Governance e futuro della gestione dei progetti

Digitalizzazione e AI nella governance

L’adozione di intelligenza artificiale consente di automatizzare reporting e analisi dei rischi.

Tendenze per il 2025 e oltre

• Aumento delle piattaforme collaborative.

• Maggiore attenzione alla sostenibilità e governance ESG.

Checklist pratica per implementare una buona project governance

• Definire ruoli e responsabilità.

• Creare uno Steering Committee.

• Stabilire processi decisionali chiari.

• Usare dashboard per il monitoraggio.

• Coinvolgere attivamente gli stakeholder.

Domande frequenti sulla Project Governance

1. Qual è l’obiettivo principale della project governance?
   Garantire che i progetti siano allineati agli obiettivi strategici e rispettino tempi, costi e qualità.
2. In cosa differisce dalla gestione di progetto?
   La governance stabilisce chi decide e come, mentre il project management si concentra sull’esecuzione.
3. Quali sono i modelli di governance più diffusi?
   PRINCE2, PMI e approcci Agile.
4. Come riduce i rischi la governance di progetto?
   Attraverso processi di monitoraggio, revisione e decisioni tempestive.
5. Quali strumenti supportano la governance?
   Dashboard, software di project portfolio management, KPI.
6. È sempre necessaria una governance strutturata?
   Sì, soprattutto nei progetti complessi; nei piccoli progetti può essere più snella.

La project governance non è un optional, ma un elemento strutturale per il successo dei progetti complessi. Stabilisce ruoli, processi decisionali e strumenti di monitoraggio che garantiscono trasparenza, riduzione dei rischi e allineamento strategico.

Il takeaway principale: una governance ben implementata può fare la differenza tra un progetto fallito e uno che porta valore reale all’organizzazione.